NAS e organizzazione dei file con Lightroom
Questo articolo è destinato principalmente a fotografi intermedi/avanzati che dopo anni di archiviazione su vari dischi esterni vogliono passare a un livello più avanzato di gestione dei propri files. Ho cercato di scrivere tutto in maniera molto semplice per far sì che anche chi non abbia alcuna esperienza in questo campo possa capire facilmente.
Parto nel dire che utilizzavo un NAS già da qualche anno ma che dopo aver letto un articolo scritto da Albert Dros (che potete leggere qui) ho capito che quel sistema che utilizzavo non andava bene per le mie esigenze e ho così deciso di sostituirlo. In questo articolo Dros entra decisamente più nel tecnico e se conoscete l’inglese ve lo consiglio caldamente.
Se invece preferite leggere in italiano e in una versione semplificata allora questo articolo fa per voi.
Innanzitutto, cosa è un NAS?
Un NAS è un piccolo computer che consente di conservare ed immagazzinare una grande quantità di dati con la possibilità di accedervi sia da locale che da remoto, come se fosse un cloud personale. Per fare ciò dovremo collegare il dispositivo alla rete Internet e far sì che essa sia sempre attiva. Questo dispositivo è inoltre creato per funzionare 24/24 e 7/7. Oltre al lato fotografico un NAS ha tantissime applicazioni che possono essere installate e che lo rendono utile per scopi diversi (video-sorveglianza, hub media per vedere film sulla tv con l’app Plex ecc.)
Quanti dati può conservare?
Questo dipende dal numero di hard disk/ssd che installerete e dalla loro singola capacità. Ad esempio io ho acquistato 3 dischi rigidi (HDD) da 14tb l’uno e 2 dischi a stato solido (SSD) da 500gb l’uno.
Il mio consiglio è quello di determinare pressa poco la quantità di dati che avete immagazzinato negli ultimi 5-10 anni e calcolarvi una capacità residua almeno altrettanto lunga. Nel mio caso avevo circa 12tb di file raw che coprivano gli ultimi 10 anni (dopo aver eliminato qualcosa). Ho quindi calcolato che per stare tranquillo almeno altri 15/20 anni avrei dovuto avere a disposizione almeno 30/40 tb. Una volta installati i dischi all’interno del NAS, operazione molto semplice, sarà necessario creare uno Storage Pool. Praticamente potrete scegliere un numero definito di dischi che andranno a creare un unico grande disco. Il vostro pc quindi vedrà il NAS come un solo disco e non vedrà i dischi come separati.
Tipologie di NAS
Esistono NAS di diverse caratteristiche. Un NAS è un computer a tutti gli effetti. Ha un processore, una ram, un sistema operativo. Le principali caratteristiche da tenere in considerazione per un fotografo/videomaker sono:
- Numero di slot liberi da poter occupare con Hdd/Ssd
- Velocità di connessione tra NAS e PC
Numero slot
Come ho scritto all’inizio dell’articolo possedevo già un NAS che ho recentemente sostituito. Uno dei motivi è stato che avevo quasi terminato lo spazio di archiviazione disponibile e avrei dovuto comprare comunque dei nuovi dischi più capienti e archiviare quelli vecchi senza potervi più accedere molto facilmente.
Il Synology DS920+ che possedevo aveva 4 slot Hdd e 2 slot per ssd m.2 disponibili. Il QNAP HS973X che ho attualmente dispone invece di 5 slot Hdd, 2 slot ssd e 2 slot ssd u.2 nvme. Ognuno di questi sistemi di archiviazione è stato dedicato a funzionalità diverse che in seguito elencherò.
Per il momento, a causa dei costi, ho alloggiato solamente 3 dei 5 slot Hdd con dischi WD red plus da 14 tb, per un totale di 42tb, 2 ssd da 500gb per un totale di 1tb e un ssd u.2 nvme da 960gb.
Gli HDD sono destinati all’archiviazione dei file. Gli SSD sono destinati alla cache: i file recenti più utilizzati sono temporaneamente allocati su di essi in maniera automatica, quindi la maggior velocità di questi dischi permette di lavorarci con tempi di attesa ridotti per la loro apertura. Sul disco u.2 nvme invece, data la sua ancor maggiore velocità, ho installato il sistema operativo del NAS e le sue applicazioni. Questo mi consente di avere tempi di accensione, spegnimento e di gestione delle varie attività molto più veloci.
Quindi ho a disposizione 44 tb?
Non proprio. Come detto poco fa i 3 ssd che ho montato svolgono funzioni diverse dalla semplice archiviazione. Inoltre, ogni disco rigido allocato ha una capacità ridotta rispetto a quella nominale. Una parte della loro capacità è infatti riservata dal sistema operativo di QNAP per la creazione di istantanee in gradi di riportare il NAS ad uno stato precedente in caso di problemi. Per capirci, dei 14 tb dei miei dischi, la capacità finale di archiviazione è di circa 12,6 tb.
Oltre a questo è il momento di parlare di RAID.
In maniera molto semplice, i NAS consentono un allocamento ridondante dei dati sui dischi installati, per far sì che in caso di malfunzionamento di uno o più dischi sia possibile recuperare i dati semplicemente sostituendo il disco difettoso con uno nuovo. Siamo noi, al momento dell’installazione iniziale dei dischi, a scegliere come questa ridondanza sarà eseguita.
RAID 0: Zero ridondanza ma il massimo delle prestazioni e dello spazio disponibile. Se un disco saltasse perdereste i dati contenuti su entrambi i dischi.
RAID 1: un disco è la copia dell’altro. Se avete 2hdd in raid 1 è come se ne aveste solo uno a disposizione mentre l’altro sarà di backup, con 4 dischi è come se ne aveste due e due di backup così via.
RAID 5: Utilizzabile con minimo 3 dischi. Un file sarà diviso in parti uguali e disposto in maniera ridondante sui 3 dischi per far sì che se uno dovesse danneggiarsi basterà sostituire quello rotto con uno nuovo e i dati verrebbero ripristinati nuovamente.
RAID 6: consente un errore su 2 dischi contemporaneamente senza perdita di dati.
Ovviamente più è la ridondanza dei dati che vorrete avere, più memoria per questa ridondanza sarà occupata.
Nel mio caso la mia scelta è ricaduta sul RAID 5. Su 3 Hdd installati la capacità di archiviazione è 2/3 rispetto a quella totale. Quindi su 42 tb solamente 28tb sono quelli disponibili. Togliendo i buffer prima citati lo spazio a disposizione diventa circa 24tb.
Nel momento in cui andrò a riempire questi 24tb mi basterà inserire uno o due ulteriori HDD negli slot che mi sono rimasti liberi. I dati verranno quindi redistribuiti su questi nuovi dischi e la capacità totale salirà di circa 12tb per disco inserito.
Velocità di connessione tra NAS e pc
Questa caratteristica è abbastanza ininfluente nel caso di una semplice archiviazione dei dati. Nel caso voleste invece lavorare fotografie e video direttamente dal NAS su Lightroom o altri programmi diventerà una caratteristica fondamentale.
Innanzitutto, come si collega? A differenza dei classici hard disk o ssd esterni che si collegano tramite porta usb i NAS hanno delle porte Ethernet, proprio come quelle della linea Internet presenti sul modem ADSL. È necessario quindi acquistare degli adattatori per potersi collegare direttamente via cavo, altrimenti sarà possibile farlo comunque senza fili via Internet (ma la velocità sarà decisamente inferiore). L’adattatore avrà un ingresso Ethernet (che tramite cavo verrà collegato al nas) e un’uscita usb/thunderbolt da collegare alla porta del pc.
La velocità di connessione è il motivo fondamentale per cui ho sostituito il mio vecchio nas.
Quello precedente infatti aveva una porta di trasferimento di 1GbE ovvero 1 gigabit per secondo, ovvero circa 100mb per secondo. Quello attuale ha una porta di 10GbE, ovvero 10 volte più veloce.
Se come me avete una macchina fotografica che genera file RAW molto pesanti, sapete bene che è davvero frustrante scorrere tra le varie foto su Lightroom aspettando che si generino le anteprime. Diventa fondamentale quindi, avere dei dispositivi di archiviazione molto veloci per potere consultare grandi quantità di fotografie senza troppa attesa. Inoltre una velocità di connessione maggiore permette, ad esempio, di importare le nuove fotografie dalla vostra scheda sd in molto meno tempo. Se parliamo di servizi fotografici molto corposi o file video che pesano molto già di loro, allora è fondamentale avere una connessione veloce.
Molti dei NAS in commercio permettono di modificare dopo l’acquisto le porte di collegamento con porte più veloci. Dovrete controllare però che sia possibile farlo (ad esempio sul mio vecchio Synology non era possibile), e fino a che velocità potete fare l’upgrade siccome molti consentono porte fino a 2.5Gbe e non oltre. Il modello che ho acquistato dispone di default di una porta 10GbE e due altre porte 2.5GbE.
Considerate che con un collegamento 10GbE è possibile lavorare anche su video 4k senza problemi.
Ricapitolando, ecco cosa serve comprare
- 1 NAS che abbia le caratteristiche minime che ci potrebbero servire per il nostro lavoro
- Gli Hdd e ssd che comporranno lo spazio di archiviazione del nostro NAS. Non risparmiare su questo fattore perché una volta pieno sarà necessario sostituire tutti i dischi o acquistare un nuovo dispositivo per l’ampliamento degli alloggiamenti NAS. E’ molto consigliato avere tutti i dischi identici, sia come capienza che come marchio.
- Un cavo Ethernet di categoria 6 o superiore per trasferimenti di 10gbpe o superiori
- Un adattatore per passare da Ethernet a usb/Thunderbolt
Vi lascio i link di dove ho acquistato (non ci guadagno un centesimo se li comprate da qui)
SSD 500gb
Costi
Sicuramente un sistema NAS non è la prima cosa che a un fotografo verrà in mente di comprare. Tuttavia con l’accumularsi di dischi esterni sempre più incasinati è un elemento che potrebbe tornare molto utile a molti di noi. Il costo totale di tutta l’attrezzatura necessaria a costruirlo parte da circa 1000€ per i modelli più basici con dischi non troppo capienti fino a salire. Quello che ho costruito per me ha avuto un costo di circa 3000€.
Consideriamo però che con 3000€ ho 42tb di archiviazione (tra disponibile e di ridondanza), accessibile anche da remoto.
Considerando che un buon Ssd da 2tb costa circa 150€ servirebbero circa gli stessi soldi per acquistare 21 ssd da 2tb e avere una memoria di pari portata. Gli svantaggi però sarebbero evidenti: non potrete utilizzare quegli ssd in RAID, quindi per avere una minima ridondanza dovrete usare 1 ssd per l’archiviazione e 1 per il backup. In pratica, dei 42 tb potrete utilizzarne solo la metà. Inoltre, a differenza del NAS dove avrete tutte le foto in un posto solo, se dovete recuperare delle foto di qualche anno addietro dovrete ricordavi su quale disco stanno o andare per tentativi.
Un altro svantaggio è che non potrete accedere a tutti questi file da remoto.
Integrazione con Lightroom
Il vantaggio più grande che ho trovato da quando utilizzo questo NAS è quello di avere tutto il mio catalogo di fotografie in un unico posto. Su Lightroom il mio catalogo attuale conta circa 120 mila Raw divisi in 9 anni. Per potere utilizzare Lightroom con un NAS è necessario salvare il file catalogo LR sul disco fisso del vostro pc (il mio file catalogo pesa attualmente 31gb, quindi non troppo considerando le 130.000 fotografie). A questo punto sarà possibile aprire il catalogo e imparare le cartelle con i file RAW contenuti nel NAS.
Avendo sempre lavorato con dischi esterni in maniera molto disordinata ho dovuto passare giorni a riorganizzare tutte le cartelle che avevano nomi uguali (ad esempio Valle Maira su 3 dischi diversi). Ho scelto di organizzare i file dividendoli così: una cartella RAW principale, all’interno varie cartelle di ogni annata (es. 2014, 2015 e così via). All’interno di ogni annata trovo le cartelle con le varie uscite fotografiche, lavori e viaggi fatti in quell’anno. Volendo essere ancora più ordinati si potrebbero creare delle cartelle con i mesi dentro ogni anno ma non facendo una quantità di uscite così alta io ho preferito non farlo.
A questo punto ho creato dei set di raccolte (quindi collegamenti virtuali e non reali) con i nomi di ogni luogo (es GIAPPONE, PIEMONTE, BERGAMO ecc). Dentro questi set di raccolta ho inserito altri set di raccolte se necessario (ad esempio le varie vallate di Cuneo dentro PIEMONTE). Dentro i luoghi finali (es Valle Maira) ho creato due raccolte, una denominata “Finali” con le fotografie già lavorate di quel posto e una denominata “Da Fare”, dove aggiungere i Raw da lavorare ancora.
In questo modo, ad esempio, nella raccolta Valle Maira, ritroverò tutte le foto finali o da lavorare presenti in tutte le annate.
Questo metodo di organizzazione mi consente di essere molto più veloce nella ricerca di determinate foto o nel non perdermi per strada potenziali buone fotografie.
Inoltre ho creato ed importato nel catalogo LR una nuova cartella denominata “JPEG Finali” in parallelo a quella RAW. Qui dentro le sottocartelle prendono il nome dei luoghi in cui sono state scattate le foto al loro interno, oppure LAVORI (con all’interno le varie cartelle relative ai lavori fotografici su commissione), MATRIMONI e STAMPE (con all’interno i TIFF delle fotografie già stampate in modo tale che sia immediato ristamparle in caso di necessità). In questo modo nel caso dovessi reperire velocemente i jpeg delle foto già sviluppate sarà possibile farlo con estrema facilità.
Copia su Amazon Photos
Nel caso abbiate un account Amazon Prime dovete sapere che avete incluso uno spazio illimitato di archiviazione foto su Amazon Photos. Vi basterà installare il programma sul vostro PC scaricandolo dal sito di Amazon Photo, selezionare Backup e scegliere la cartella principale dove tenete i vostri RAW. Se non avete una connessione molto veloce ci metterà una vita (io dopo due settimane connesso in maniera sporadica ho caricato solo il 3%), tuttavia piano piano avrete la vostra copia di tutti i vostri files su un cloud online. Questo è un ulteriore step di sicurezza in caso di danneggiamento dei vostri dispostivi d’archiviazione fisici.
I passaggi che ho fatto
Ricapitolando, quello che ho fatto è stato questo:
– Ho ordinato tutti i vari componenti
– Nel frattempo ho iniziato ad analizzare tutti i miei Hard disk esterni e ho creato delle cartelle divise per anno in cui ho messo le varie cartelle di file RAW che ricadevano in quello specifico anno.
– Arrivato il NAS l’ho assemblato e configurato con un RAID 5 (servono almeno 3 dischi) e ho creato una cartella “Fotografia”. All’interno ho creato due cartelle: RAW e JPEG Finali. Dentro RAW ho messo tutte le annate (2014, 2015, 2016 e così via).
– Ho collegato un hard disk alla volta e ho spostato le cartelle RAW nelle annate corrispondenti. Aver già messo prima in ordine le cartelle dentro l’hard disk ha velocizzato questo processo
– Ho messo tutte le cartelle di fotografie finalizzate dentro JPEG Finali.
– Ho aperto Lightroom creando un nuovo catalogo “LRNas”, posizionato all’interno del disco fisso del mio portatile.
– Ho importato la cartella “Fotografia” all’interno del catalogo. Mi sono ritrovato quindi “RAW” e “JPEG Finali” e tutte le loro sottocartelle a cascata.
– Una volta che tutti i files sono stati importati ho eliminato le doppie cartelle che avevo importato da hard disk diversi (siccome alcuni HDD li avevo iniziati ad usare come backup e poi ho continuato ad usarli anche per foto “originali”). Ricordatevi solo, in caso di doppioni, che Lightroom non vi fa vedere due foto identiche nello stesso catalogo. Ad esempio, in due cartelle contenenti gli stessi file RAW, una cartella potrebbe farvi vedere un tot di foto e nell’altra cartella l’altro tot. Dovrete quindi andare nella cartella del vostro NAS (non su LR), vedere quale cartella contiene meno foto, provare a spostare il contenuto di quella cartella dentro l’altra per vedere se manca qualche foto o semplicemente contiene meno foto mentre l’altra le ha già tutte. A questo punto vi uscirà “intendete sostituire i file già presenti?” Potete fare sì o no, in questo modo i files non presenti nella prima cartella ma solo nella seconda andranno a sommarsi e potrete infine cancellare la seconda cartella con meno fotografie. State molto attenti a questa procedura per non rischiare di eliminare i file originali. Ad ogni modo, se non formatterete i vostri vecchi Hard Disk esterni, avrete una copia anche lì pronta da ripristinare.
– Da Lightroom, in JPEG Finali, ho creato cartelle principali dove sono andato a mettere tutte le varie cartelle di foto già lavorate. L’ho fatto da Lightroom perché l’ho trovato più comodo, potendo vedere bene le anteprime e semplicemente trascinando files e/o cartelle dentro una cartella; potete farlo anche dalla cartella originale. Le ho divise in continenti, paesi, tipi di lavori (matrimonio, aziende ecc) e file per la stampa (che sono in TIFF ma non importa, mi fa comodo averle lì). Questo processo crea e sposta le cartelle anche all’interno del vostro NAS, HDD ecc.
– Nel catalogo LR ho creato dei set di raccolte con i nomi dei vari luoghi (Italia, Francia, Islanda, Giappone ecc..) Dentro questi set ho creato due raccolte: “Da fare” e “Finali”. In da fare vado a mettere tutti i file RAW di un certo luogo che intendo elaborare. Una volta elaborate le sposto in Finali e le tolgo da “Da fare”. In questo modo. a colpo d’occhio, ho una visione d’insieme su ciò che ho da fare e ciò che è stato fatto. Quando esporto poi il JPEG, lo vado a salvare nella cartella corrispondente dentro JPEG Finali. Set di raccolte e raccolte esistono solo all’interno del catalogo. Nulla verrà spostato nel NAS/HDD/PC.
–Una volta organizzato il mio NAS (l’ultimo punto è solo per il catalogo di LR quindi non lo considero), utilizzo Amazon Photos per copiare tutta la mia cartella Fotografia sul Cloud Amazon.
Finiti questi step avrò tutte le mie fotografie su 3 dispositivi d’archiviazione differenti: Hard Disk esterni, NAS e Cloud Online.
Se sono a casa scaricherò le nuove foto sul NAS e le lavorerò da lì. Se sono fuori casa le scaricherò nell’HDD/SSD Esterno e poi le andrò ad importare sul NAS una volta arrivato a casa. Per mantenere l’eventuale sviluppo già fatto devo ricordarmi di selezionare le foto modificate (o anche tutte) e salvare i metadati nel file.
Spero di avervi spiegato in maniera abbastanza semplice questo sistema d’archiviazione che a primo impatto può spaventare un pò.
Se avete dubbi o domande potete commentare qui sotto!
Iscriviti alla newsletter per rimanere aggiornato su promozioni, nuovi corsi, workshops e articoli del mio blog. Massimo 4 mail al mese, promesso 🙂